Gåvor till anställda vid löneregistrering med exempel

Gåvor som arbetsgivaren lämnar till anställda är normalt skattepliktiga förmåner för de anställda men det finns undantag för vissa gåvor som är skattefria.

En arbetsgivare som lämnar gåvor till anställda skall i normalfallet ta upp förmånsvärdet för gåvorna till beskattning på lönebeskeden för de anställda. Förmånsvärdet för en lämnad gåva utgörs av marknadsvärdet inklusive moms för gåvan minus det som den anställde betalt för gåvan kontant eller genom ett nettolöneavdrag.

En arbetsgivare får under vissa förutsättningar enligt bestämmelser i inkomstskattelagen (1999:1229) lämna skattefria julgåvor, jubileumsgåvor och minnesgåvor till anställda. Skattefriheten gäller dock aldrig gåvor som lämnas i pengar eller andra betalningsmedel såsom check, postväxel och presentkort som kan bytas mot pengar. En gåva som är skattefri behöver inte tas upp till beskattning på lönebeskedet för den anställde.

En julgåva som lämnas till en anställd är en skattefri förmån om värdet inte överstiger 550 SEK inklusive moms (år 2025/2024). Om gränsbeloppet för en julgåva överskrids skall hela gåvans värde inklusive moms tas upp till förmånsbeskattning.

En jubileumsgåva som ges till en anställd när företaget firar 25-, 50-, 75- eller 100- årsjubileum etc är skattefri om gåvans värde inte överstiger 1 650 SEK inklusive moms (år 2025/2024). Om gränsbeloppet för en jubileumsgåva överskrids skall hela gåvans värde inklusive moms tas upp till förmånsbeskattning.

En minnesgåva som lämnas till en varaktigt anställd i samband med att den anställde uppnår viss ålder eller en viss anställningstid (25 år eller mer) eller slutar sin anställning är skattefri om gåvans värde inte överstiger 15 000 SEK inklusive moms (år 2025/2024). Om gränsbeloppet för en minnesgåva överskrids skall hela gåvans värde inklusive moms tas upp till förmånsbeskattning. En varaktig anställning innebär att den anställde har arbetat hos arbetsgivaren i minst 6 år. En arbetsgivare kan lämna maximalt en skattefri minnesgåva till en varaktigt anställd plus en skattefri minnesgåva vid anställningens upphörande.

Skattefria gåvor som en arbetsgivare lämnar till anställda behöver inte tas upp på lönebeskedet för de anställda eftersom någon förmånsbeskattning inte skall ske. Gåvor till en anställd som utgör en skattepliktig förmån för en anställd skall tas upp på lönebeskedet för den anställde till förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms. Förmånsvärdet för skattepliktiga gåvor utgör underlag för redovisning och betalning av arbetsgivaravgifter och avdrag för preliminärskatt.

Vid löneregistreringen registreras en skattepliktig förmån av gåvor med belopp i enlighet med förmånsvärdet. Avdraget för preliminärskatt på förmånsvärdet skall normalt göras enligt skattetabell och preliminärskatten skall dras av från den kontanta bruttolönen. Den kontanta bruttolönen minus avdraget för preliminärskatt utgör den anställdes nettolön som skall betalas ut till den anställde. Arbetsgivaravgiften och den avdragna preliminärskatten på förmånsvärdet för skattepliktiga förmåner skall redovisas i arbetsgivardeklaration och betalas till Skatteverket.

Avdrag för preliminärskatt avseende en förmån skall inte medföra att den anställde får en negativ nettolön under månaden, om den anställde inte har någon bruttolön under en månad så skall inte heller något avdrag för preliminärskatt avseende en förmån göras.

Skattepliktiga förmåner utgör en del av den pensionsgrundande inkomsten (PGI) medan skattefria förmåner inte är pensionsgrundande. Skattepliktiga och skattefria förmåner är inte sjukpenninggrundande (SGI), inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförkortningsgrundande.

Utgifter avseende skattefria förmåner av lämnade gåvor får bokföras som skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen för dessa utgifter är avdragsgill som ingående moms. En arbetsgivare som tar upp skattepliktiga förmåner av lämnade gåvor till beskattning får bokföra utgifterna inklusive moms avseende förmånerna som skattemässigt avdragsgilla kostnader. Momsen på utgifter som avser skattepliktiga förmåner av lämnade gåvor är inte avdragsgill som ingående moms utan som en kostnad.

En arbetsgivare som vill undvika att ta upp skattepliktiga förmåner av lämnade gåvor till beskattning skall bokföra utgifterna för förmånerna inklusive moms som skattemässigt avdragsgilla kostnader och göra ett nettolöneavdrag från den anställdes nettolön motsvarande förmånsvärdet (marknadsvärdet inklusive moms för förmånen). Nettolöneavdraget skall bokföras som en negativ kostnad eller intäkt i arbetsgivarens bokföring. Då förmånsvärdet baseras på marknadsvärdet inklusive moms är det inte säkert att förmånsvärdet motsvarar arbetsgivarens kostnader för förmånerna.

Förmånsvärdet för skattefria gåvor behöver inte tas upp i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Förmånsvärdet av skattepliktiga gåvor skall tas upp i ruta 012 som "Övriga skattepliktiga förmåner" i arbetsgivardeklarationen för den anställde.

Exempel: förmån av gåva för tjänsteman
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Den anställde har fått en julgåva till ett värde om 5 000 SEK inklusive moms som är skattepliktig i sin helhet. Avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 7 542 SEK och en nettolön om 17 458 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
729	Andra förmåner				(5 000)	7389

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2025/01/02

Kontakta personalekonomi.se