Förmån av arbetsredskap vid löneregistrering med exempel

Arbetsredskap som bekostas av arbetsgivaren och som används i tjänsten utgör en skattefri förmån för den anställde. Arbetsredskap är en vara eller en tjänst som är av väsentlig betydelse för utförandet av arbetsuppgifterna och som är av begränsat värde för den anställde privat där det inte går att särskilja den privata nyttan från nyttan i anställningen.

Om arbetsgivaren ger en anställd kontanter, kontant lön, för att den anställde själv skall köpa skattefria arbetsredskap så räknas det här som en kostnadsersättning. Om den anställde lämnar kvittot till arbetsgivaren skall kostnadsersättningen inte redovisas i arbetsgivardeklarationen men om den anställde själv behåller kvittot skall kostnadsersättningen tas upp i arbetsgivardeklarationen vilket innebär att den anställde själv får göra avdrag för kostnaden i sin privata inkomstdeklaration.

Ett redskap eller annan utrustning som har bekostats av arbetsgivaren men som inte används i tjänsten, inte är av väsentlig betydelse för arbetsutförandet, inte är av begränsat värde eller inte kan särskiljas från nyttan i anställningen är en skattepliktig förmån för den anställde.

Att ett arbetsredskap skall ha väsentlig betydelse innebär att betydelsen skall vara påtaglig utan att arbetsredskapet behöver vara nödvändigt för arbetets utförande. Ett arbetsredskap som innebär att den anställde kan uföra ett bättre eller snabbare arbete bör anses ha en väsentlig betydelse för arbetets utförande. 

Den privata nyttan av ett arbetsredskap skall vara av begränsat värde men det finns ingen absolut beloppsgräns för vad som anses vara ett begränsat värde. Vid bedömningen av om ett arbetsredskap har ett begränsat värde bör flera faktorer vägas in såsom förmånens värde och den besparing som den anställde gör i sina normala privata levnadsomkostnader. En persondator anses vara ett arbetsredskap av begränsat värde.

Förmånsvärdet av den privata användningen av ett arbetsredskap skall inte, utan svårighet, kunna särskiljas från nyttan i anställningen. När det gäller användningen av en persondator för privat bruk så kan det vara svårt att särskilja nyttan av den privata användning från nyttan i tjänsten. När det gäller privata samtal från en mobiltelefon så går det med hjälp av en specifikation över samtalen att särskilja de privata samtalen från tjänstesamtalen vilket innebär att utgifterna för privatsamtalen skall förmånsbeskattas.

Exempel på skattefria arbetsredskap är persondator i privatbostad, terminalglasögon, facklitteratur, tidningar i vissa fall och larm i privatbostad för att skydda arbetsgivarens egendom.

Arbetsredskap som köpts in av arbetsgivaren och som utgör skattefria förmåner för de anställda behöver inte tas upp på lönebeskedet för de anställda eftersom de inte skall tas upp till förmånsbeskattning. Arbetsredskap som utgör skattepliktiga förmåner för en anställd skall tas upp på lönebeskedet för den anställde till förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms. Förmånsvärdet för skattepliktiga arbetsredskap utgör underlag för redovisning och betalning av arbetsgivaravgifter och avdrag för preliminärskatt.

Vid löneregistreringen registreras en skattepliktig förmån av arbetsredskap med belopp i enlighet med förmånsvärdet. Avdraget för preliminärskatt på förmånsvärdet skall normalt göras enligt skattetabell och preliminärskatten skall dras av från den kontanta bruttolönen. Den kontanta bruttolönen minus avdraget för preliminärskatt utgör den anställdes nettolön som skall betalas ut till den anställde. Arbetsgivaravgiften och den avdragna preliminärskatten på förmånsvärdet för skattepliktiga förmåner skall redovisas i arbetsgivardeklaration och betalas till Skatteverket.

Avdrag för preliminärskatt avseende en förmån skall inte medföra att den anställde får en negativ nettolön under månaden, om den anställde inte har någon bruttolön under en månad så skall inte heller något avdrag för preliminärskatt avseende en förmån göras.

Skattepliktiga förmåner utgör en del av den pensionsgrundande inkomsten (PGI) medan skattefria förmåner inte är pensionsgrundande. Skattepliktiga och skattefria förmåner är inte sjukpenninggrundande (SGI), inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförktningsgrundande.

Utgifter avseende skattefria förmåner av arbetsredskap får bokföras som skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen för dessa utgifter är avdragsgill som ingående moms. En arbetsgivare som tar upp skattepliktiga förmåner av arbetsredskap till beskattning får bokföra utgifterna inklusive moms avseende förmånerna som skattemässigt avdragsgilla kostnader. Momsen på utgifter som avser skattepliktiga förmåner för arbetsredskap är inte avdragsgill som ingående moms utan som en kostnad.

En arbetsgivare som vill undvika att ta upp skattepliktiga förmåner av arbetsredskap till beskattning skall bokföra utgifterna för förmånerna inklusive moms som skattemässigt avdragsgilla kostnader och göra ett nettolöneavdrag från den anställdes nettolön motsvarande förmånsvärdet (marknadsvärdet inklusive moms för förmånen). Nettolöneavdraget skall bokföras som en negativ kostnad eller intäkt i arbetsgivarens bokföring. Då förmånsvärdet baseras på marknadsvärdet inklusive moms är det inte säkert att förmånsvärdet motsvarar arbetsgivarens kostnader för förmånerna.

Förmånsvärdet för skattefria arbetsredskap behöver inte tas upp i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Förmånsvärdet av skattepliktiga arbetsredskap skall tas upp i ruta 012 som "Övriga skattepliktiga förmåner" i arbetsgivardeklarationen för den anställde.

Exempel: förmån av skattepliktigt arbetsredskap till tjänsteman
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Arbetsgivaren köpte en TV till tjänstemannen under november år 2009 för 6 000 SEK inklusive moms som utgör ett skattepliktigt arbetsredskap. Utgifterna för TV:n bokfördes inklusive moms som en kostnad i arbetsgivarens bokföring och förmånsvärdet måste tas upp till förmånsbeskattning. Avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 7 852 SEK och en nettolön om 17 148 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
729	Andra förmåner				(6 000)	7389

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se