Förmån av arbetskläder och uniform vid löneregistrering med exempel

Uniformer och arbetskläder som bekostas av arbetsgivaren är skattefria förmåner för anställda enligt inkomstskattelagen (1999:1229). Arbetskläder är skyddskläder och andra kläder som är särskilt anpassade för arbetet och som inte lämpligen kan användas privat.

Arbetskläder som inte är särskilt anpassade för arbetet och en uniform som inte uppfyller definitionen för att få kallas för uniform är skattepliktiga förmåner för den anställde.

Skyddskläder och skyddsutrustning som används på arbetsplatsen för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall utgör skattefria förmåner för den anställde. Arbetsgivaren skall enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) bekosta och tillhandahålla personlig skyddsutrustning om inte betryggande skydd mot ohälsa eller olycksfall kan nås på annat sätt. Skyddsutrustning utgörs exempelvis av hjälmar, skyddsglasögon, hörselskydd och skor med stålhätta. Skyddskläder är kläder med särskilda skyddsegenskaper mot frätande ämnen, mekaniska skador och mot väta och kyla som beror på annat än klimatförhållanden.

Arbetskläder som på grund av arbetets beskaffenhet utsätts för starkt slitage och kraftig nedsmutsning, som exempelvis arbetskläder för betongarbetare, murare, bilmekaniker, snickare och svetsare, utgör en skattefri förmån för de anställda. Arbetskläder som på grund av sin utformning inte lämpligen kan användas privat, exempelvis restaurangkläder, hotellkläder och sjukvårdskläder, utgör en skattefri förmån för de anställda.

Arbetskläder som i och för sig lämpar sig för privat bruk såsom en kostym eller en dräkt anses vara en skattefri förmån om arbetsgivarens namn, symbol eller logotyp är varaktigt applicerad på kläderna så att kläderna märkbart avviker från vanliga kläder. Kläder som i och för sig lämpar sig för privat bruk och som försetts med arbetsgivarens namn, symbol eller logotyp måste användas i tjänsten enligt krav från arbetsgivaren för att anses vara skattefria förmåner.

En uniform skall vara en klädedräkt för tjänstebruk som utformats i detalj av myndighet eller arbetsgivare för att utmärka en viss befattning eller vissa befogenheter för att utgöra en skattefri förmån. En uniform har en från kläder tydligt avvikande utformning vilket gör att en uniform inte lämpligen kan användas privat. Exempel på uniformer är kläder för piloter, flygvärdinnor, militärer, poliser och parkeringsvakter.

Om arbetsgivaren ger en anställd kontanter för att den anställde själv skall köpa in skattefria arbetskläder så räknas det här som en kostnadsersättning. Om den anställde lämnar kvittot till arbetsgivaren skall kostnadsersättningen inte redovisas i arbetsgivardeklarationen men om den anställde själv behåller kvittot skall kostnadsersättningen tas upp i arbetsgivardeklarationen vilket innebär att den anställde får göra avdrag för kostnaden i sin privata inkomstdeklaration.

Arbetskläder och uniformer som köpts in av arbetsgivaren och som utgör skattefria förmåner för de anställda behöver inte tas upp på lönebeskedet för de anställda eftersom de inte skall tas upp till förmånsbeskattning. Arbetskläder och andra kläder som utgör skattepliktiga förmåner för en anställd skall tas upp på lönebeskedet för den anställde till förmånsvärdet som utgörs av marknadsvärdet inklusive moms. Förmånsvärdet för skattepliktiga arbetskläder och andra kläder utgör underlag för redovisning och betalning av arbetsgivaravgifter och avdrag för preliminärskatt.

Vid löneregistreringen registreras en skattepliktig förmån av arbetskläder och andra kläder med belopp i enlighet med förmånsvärdet. Avdraget för preliminärskatt på förmånsvärdet skall normalt göras enligt skattetabell och preliminärskatten skall dras av från den kontanta bruttolönen. Den kontanta bruttolönen minus avdraget för preliminärskatt utgör den anställdes nettolön som skall betalas ut till den anställde. Arbetsgivaravgiften och den avdragna preliminärskatten på förmånsvärdet för skattepliktiga förmåner skall redovisas i arbetsgivardeklaration och betalas till Skatteverket.

Avdrag för preliminärskatt avseende en förmån skall inte medföra att den anställde får en negativ nettolön under månaden, om den anställde inte har någon bruttolön under en månad så skall inte heller något avdrag för preliminärskatt avseende en förmån göras.

Skattepliktiga förmåner utgör en del av den pensionsgrundande inkomsten (PGI) medan skattefria förmåner inte är pensionsgrundande. Skattepliktiga och skattefria förmåner är inte sjukpenninggrundande (SGI), inte Fora-grundande, inte semesterlönegrundande och inte heller arbetstidsförktningsgrundande.

Utgifter avseende skattefria förmåner för arbetskläder och uniformer får bokföras som skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen för dessa utgifter är avdragsgill som ingående moms. En arbetsgivare som tar upp skattepliktiga förmåner av arbetskläder och uniformer till beskattning får bokföra utgifterna inklusive moms avseende förmånerna som skattemässigt avdragsgilla kostnader. Momsen på utgifter som avser skattepliktiga förmåner för arbetskläder och uniformer är inte avdragsgill som ingående moms utan som en kostnad.

En arbetsgivare som vill undvika att ta upp skattepliktiga förmåner av arbetskläder och uniformer till beskattning skall bokföra utgifterna för förmånerna inklusive moms som skattemässigt avdragsgilla kostnader och göra ett nettolöneavdrag från den anställdes nettolön motsvarande förmånsvärdet (marknadsvärdet inklusive moms för förmånen). Nettolöneavdraget skall bokföras som en negativ kostnad eller intäkt i arbetsgivarens bokföring. Då förmånsvärdet baseras på marknadsvärdet inklusive moms är det inte säkert att förmånsvärdet motsvarar arbetsgivarens kostnader för förmånerna.

Förmånsvärdet för skattefria arbetskläder och uniformer behöver inte tas upp på arbetsgivardeklarationen för den anställde. Förmånsvärdet av skattepliktiga arbetskläder och andra kläder skall tas upp i ruta 012 som "Övriga skattepliktiga förmåner" i arbetsgivardeklarationen för den anställde.

Exempel: förmån av skattepliktiga arbetskläder till tjänsteman
En tjänsteman har en månadslön om 25 000 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 skall månadslönen avseende november månad med 168 arbetstimmar betalas ut till tjänstemannen. Arbetsgivaren köpte en helt vanlig kostym till tjänstemannen under november år 2009 för 6 000 SEK inklusive moms som skulle användas vid en mässa. Utgifterna för kostymen bokfördes inklusive moms som en kostnad i arbetsgivarens bokföring och förmånsvärdet måste tas upp till förmånsbeskattning. Avdrag för preliminärskatt skall göras enligt skattetabell 31:00 med 7 852 SEK och en nettolön om 17 148 SEK skall utbetalas till tjänstemannen.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
101	Månadslön tjm	168	Tim		25 000	7210
719	Förmån av fria kläder				(6 000)	7389

Observera att skatteavdrag enligt skattetabell 31:00 inte innebär ett avdrag om 31 % eftersom hänsyn tas till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig skatt i skatteavdrag enligt skattetabell.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se