Felaktigt utbetald lön vid löneregistrering med exempel

Felaktigt utbetald lön innebär antingen att den anställde fått för mycket lön eller att den anställde fått för lite lön i förhållande till den lön som den anställde hade rätt till.

Felaktigt utbetald lön kan bero på att den löneansvarige har gjort fel vid löneregistreringen genom att ha missat något löneunderlag, räknat fel eller helt enkelt betalat ut mer i lön än vad som borde ha betalats ut. Felaktigt utbetald lön kan också bero på att alla löneunderlag (tidrapporter, frånvarorapporter, reseräkningar med mera) inte har kommit in till den löneansvarige i tid eller att löneunderlagen innehåller felaktiga uppgifter som upptäcks först efter löneutbetalningen.

Om den anställde har fått för mycket i lön bör den anställde snarast informeras om det här förhållandet. Om den anställde har fått för mycket i lön på grund av att arbetsgivaren har gjort fel så kan arbetsgivaren endast kräva tillbaka pengarna om den anställde borde ha insett att lönen var felaktig. Om den anställde har fått för mycket i lön på grund av att denne har lämnat oriktiga uppgifter till löneadministrationen så har arbetsgivaren möjlighet att kräva tillbaka pengarna och att möjligtvis göra en tvingande kvittning utan den anställdes medgivande vid nästa löneutbetalning.

Om den anställde har fått för lite i lön så skall den anställde få rättelse omgående eller vid nästa löneutbetalning. Om den anställde har fått för lite i lön på grund av att den anställde rapporterat in sina uppgifter felaktigt eller för sent så kan rättelsen vänta till nästa löneutbetalning. Om den anställde däremot har fått för lite i lön på grund av att arbetsgivaren
har gjort fel så skall rättelse ske snarast. Rättelse som görs omedelbart kan ske genom att den obetalda lönen registreras och betalas ut eller att ett löneförskott registreras och betalas ut omedelbart och att justeringen sedan görs vid nästa ordinarie lönekörning.

Om omedelbar rättelse görs genom att den obetalda lönen registreras och betalas ut så går det normalt inte göra skatteavdrag enligt skattetabell utan man får då göra ett skatteavdrag i enlighet med den skattesats som normalt betalas på den anställdes lön. Om omedelbar rättelse görs genom att registrera och betala ut ett löneförskott när arbetsgivaren har gjort fel så bör inte lönearten som skrivs ut på lönebeskedet ha namnet "Löneförskott" eftersom det kan vara känsligt för den anställde.

I arbetsgivardeklarationen avseende den anställde skall beloppet för rättad lön redovisas i ruta 011 som "Kontant ersättning" och den avdragna preliminärskatten skall redovisas i ruta 001 som "Avdragen preliminär skatt".

Exempel: rättelse av felaktigt utbetald lön till timavlönad arbetare
En arbetare har en timlön om 140 SEK och vid löneutbetalningen den 25 november år 2009 betalades timlönen avseende oktober månad med 176 arbetstimmar ut till arbetaren. Den löneansvarige gjorde dock ett misstag vid löneregistreringen och registrerade endast 126 arbetstimmar för arbetaren. Arbetaren hörde av sig om misstaget till löneavdelningen och krävde rättelse omedelbart.

Den löneansvarige skapar en ny lönekörning med löneutbetalningsdatum den 30 november år 2009 där 50 (176-126) ytterligare timmar registreras. Avdraget för preliminärskatt enligt skattetabell 31:00 för hela lönen om 24 640 SEK (176*140) skulle ha varit 5 930 SEK, men under månaden har endast 3 858 dragits av varför 2 072 SEK (5930-3858) skall dras av i rättelsen och en nettolön om 4928 SEK skall betalas ut till arbetaren.

Löneart	Benämning	Kvantitet	Enhet	À-pris	Belopp	Konto
300	Timlön	50	Tim	140	7 000	7010

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se