Anställda i anställningsregister

Ett anställningsregister innehåller poster för varje registrerad anställd i ett företag med ett unikt anställningsnummer för varje anställd och information om de anställda samt deras anställningsförhållande.

När en person anställs skall personuppgifter, anställningsdatum, skatteinformation, semesteravtal och annan information om anställningsförhållandet föras in i anställningsregistret som en unik post med ett unikt anställningsnummer. Personuppgifter består bland annat av personnummer, namn, adress, telefon, kontonummer för löneutbetalning, fackförbund, fackavgift och uppgift om förmånsbil.

En anställd kan tillhöra personalkategorin tjänstemän eller kollektivanställda och detta påverkar bland annat vilka konton som skall användas vid bokföring av lönebeskeden och vilken semesteravsättning som skall göras.

Anställningsdatumet, anställningsformen, anställningstiden, uppsägningstiden, arbetstiden och eventuellt kollektivavtal framgår av anställningsavtalet och skall anges för den anställde i anställningsregistret.

Den verkliga veckoarbetstiden i timmar för den anställde måste anges eftersom veckoarbetstiden i timmar används vid beräkningar i vissa lönearter, vanligast är 40 timmar per vecka men kan även vara exempelvis 37,5 timmar. Veckoarbetstiden i dagar för en heltidsanställd skall vara antalet arbetsdagar för en heltidsanställd oberoende av om den anställde är deltidsanställd eller inte, vanligtvis 5 dagar. Avtalstiden är en viktig parameter att ange eftersom denna bestämmer hur timlönen beräknas för en månadsavlönad anställd när exempelvis avdrag vid frånvaro görs. Avtalstiden skall anges för en heltidsstjänst och avtalstiden anges i kollektivavtal, avtalstiden för tjänstemän är vanligtvis 175 timmar och avtalstiden för handelsanställda är vanligtvis 166 timmar. För en deltidsanställd skall sysselsättningsgraden anges till en annan procentsats än 100 %.

För varje anställd skall inställningar för skatt och arbetsgivaravgifter göras i anställningsregistret. Huvudarbetsgivaren skall göra avdrag för preliminär A-skatt enligt skattetabell, skattetabellen för en viss person finns angiven på personens skattsedel. Om den kommunala skattesatsen för en viss person är 32,51 % så skall 33 anges som skattetabell och om den kommunala skattesatsen är 32,50 så skall 32 anges som skattetabell. En skattetabell har 6 kolumner där kolumn 1 avser löner, arvoden och liknande ersättningar för anställda som inte uppnått pensionsålder. När avdrag för preliminärskatt görs enligt skattetabell så tas hänsyn automatiskt till grundavdrag, jobbskatteavdrag och statlig inkomstskatt.

En anställd som har begärt jämkning i procent eller jämkning med belopp från Skatteverket på grund av att avdrag enligt skattetabell inte kommer motsvara den slutliga skatten skall ha preliminärt skatteavdrag enligt beslutad jämkning. Engångsskatt i procent används för skatteavdrag avseende utbetalda engångsbelopp till anställda, exempelvis bonus.

Idrottsutövare i en ideell idrottsförening som uppfyller kraven för att inte betala skatt och arbetsgivaravgift på bruttolön upp till ett halvt basbelopp kan få en markering för detta i anställningsregistret så att rätt skatt beräknas på bruttolönen.

Den arbetsgivaravgift som skall betalas för en viss person beror bland annat på om företaget har fast driftställe i Sverige, den anställdes ålder och den anställdes bostadsland. Anställda som arbetar inom ett stödområde kan ge en reducerad arbetsgivaravgift för arbetsgivaren och anställda som har rätt till kostnadsavdrag får lägre skatt samtidigt som arbetsgivaren får lägre arbetsgivaravgift.

I anställningsregistret kan standardlön och ett standardlönebesked registreras för den anställde vilket snabbar upp och underlättar arbetet med löneregistreringar.

För varje anställd i anställningsregistret skall ett semesteravtal väljas och i ett löneprogram finns det ofta en hel del fördefinierade semesteravtal att välja på. Ett semesteravtal kan vara i enlighet med semesterlagen eller ett kollektivavtal. Semesteravtal för månadsavlönade innebär vanligtvis att de anställda erhåller aktuell månadslön per uttagen betald semesterdag plus ett semestertillägg per uttagen betald semesterdag. Semesteravtal för timavlönade innebär vanligtvis att de erhåller en semesterdaglön för varje uttagen betald semesterdag. Semesteråret för ett semesteravtal kan vara generellt innebärande att det sträcker sig från den 1 april år ett till den 31 mars år två, vara enligt kalenderår eller avse en valfri tidsperiod. Semesterlönen enligt ett semesteravtal kan utbetalas under intjänandeåret eller i semesteråret efter intjänandeåret. Semesterrätten som enligt semesterlagen är 25 dagar per semesterår används för att beräkna antalet betalda semesterdagar under intjänandeåret.

Uppdaterad: 2018/12/11

Kontakta personalekonomi.se